DELA INNEHÅLLET
Telefonsamtal om mjölkleveranser som aldrig kommit, överfulla soptunnor och strulande passerkort? NEJ TACK, säger vi! Här är listan som varje kontorsansvarig bör följa för att säkra sommarlugnet.
1. Samla in kollegornas semesterscheman
Att skicka ut ett mejl till alla på kontoret med frågan om när de ska ha semester är ett måste. För att kunna göra en vettig sommarplanering är det superviktigt att veta när kontoret kommer att vara fullt, halvfullt eller kanske till och med helt tomt.
2. Vikarie ordnad?
Många office managers är själva med i processen för att hitta en ersättare under semestern. Är hen redan hittad, tänk igenom överlämningen så inget missas. Du vill INTE bli uppringd precis innan morgondoppet med gnälliga frågor om varför det inte kommit någon mjölkleverans.
3. Byt fruktkorg
Kanske läge att beställa en mindre fruktkorg om kontoret kommer att vara halvfullt i perioder? Undvik matsvinnet – och ruttnade vindruvor som drar till sig irriterande bananflugor.
4. Anpassa mat-på-jobbet-kylen
Kolla så att er leverantör planerar att fylla på som vanligt under sommaren. Du vill inte mötas av ett gäng hålögda och utsvultna kollegor när du kommer tillbaka efter semestern.
5. Undvik sopkaos
Överfulla soptunnor i sommarvärme vill ingen vara med om. Kolla att sophämtningen inte har ett speciellt sommarschema och se till att dina kontorskollegor vet vem de ska ringa om innergården mer liknar en stinkande soptipp än en trevlig uteplats.
6. Rätt kontakter
Se till att vikarien och/eller dina kontorskollegor har en lista på underleverantörer att höra av sig till om något inte funkar som det ska. Och informera dem om att det inte är ett alternativ att ringa till dig. Alla har rätt till riktig ledighet, hear hear!
7. Pausa mjölken
Många kontor har abonnemang på mjölk. Ska det vara väldigt tomt på kontoret – spara på resurserna och se till att pausa mjölken.
8. Fullt i skåpen
Det kontorsmaterial som finns i skåpen ska inte bara räcka över sommaren utan även gärna en bra bit in på hösten – du vill inte behöva slänga dig över en beställning det första du gör när du är tillbaka. Kanske kan det vara bra att beställa skåpservice till och med? Alltså en påfyllningstjänst som gör att du slipper ha koll på vad som är på väg att ta slut.
9. Delegera mera
Gå igenom vilka som är på plats när och delegera sedan ansvaret över sådant som du vet kommer att vara viktigt även under sommaren. Som blomvattning, köksansvar och inköp av fredagsgodis.
10. Larm? Nej tack!
”GAAAAAA! HUR FÅR JAG AV LARMET!!” Känner du igen den meningen? Se till att alla, inklusive eventuella vikarier, har koll på öppnings- och stängningsrutinerna på kontoret, och även hur larmen funkar. Adrenalinstinna paniksamtal passar oerhört dåligt ihop med kluckande vatten och fågelsång.
Text: Johanna Paues
