Experten tipsar: Så får ni bättre möten - Kontorsliv

Experten tipsar: Så får ni bättre möten

Sitter du på möten en femtedel av din tid och smygjobbar med mobilen under bordet? Då har du (och företaget) troligtvis drabbats av mötessjukan.
– Kostnaden för dåliga möten är fyra gånger så hög som kostnaden för svenska sjukskrivningar. Men det finns enkla botemedel, säger mötesexperten Jörgen Dyssvold.

De flesta av oss sitter i möten 20 procent av vår arbetstid, och chefer hela 60 procent, enligt konferensorganisationen Svenska Möten. Timmar och minuter som inte används effektivt, menar många. Under tiden däremellan, och ibland också på fritiden, måste vi därför jobba ikapp. Ett snabbverkande recept på stress, med andra ord.
– Då behövs det en kulturförändring på företaget. Förändringar kan kännas obekväma till en början, nästan som att gå på stan med för lite kläder, men skapar mindre stress och större trivsel på jobbet, säger Jörgen Dyssvold på mötesbyrån Herr Omar.

 

Jörgen Dyssvold

Kontoret en möteshubb

Först nu börjar frågan om slösmöten tas på allvar, säger Jörgen Dyssvold. Ohälsa på företaget, dålig uppslutning på konferenser och medarbetare som slutar på grund av en energidränerande möteskultur är några av anledningarna.
– Framtiden för kontoret är som just mötesplats. Numera jobbar vi mer tid hemma eller någon annanstans än på arbetsplatsen, och kontoret kommer att bli mer som en möteshubb.

 

Säg bye bye till sövande möten

Ett första steg för att odla en bra möteskultur är att införa en så kallad mötespolicy. Enligt Svenska Möten har bara fyra av tio svenska företag en policy, och många fokuserar på de praktiska sakerna, som hur projektorn funkar och vem som fixar kaffet. Men det är de mjuka värdena som gör skillnad.

– Nyckeln är att aldrig kalla till ett möte utan ett syfte. Vad ska kollegorna ha med sig efter mötet? Behöver de förbereda sig och hur lång tid förväntas det ta? Var tydlig med vad mötet ska leda till, säger Jörgen Dyssvold.

Ett annat tips är att det inte alltid behöver vara chefen som håller i mötet.
– För att kunna driva ett effektivt möte krävs en skicklig moderator som kan fördela ordet, bryta om det behövs och se till att mötet når målet. Det är inte självklart att det är styrkor som chefen har.

Avrunda mötet med att sammanfatta vilka beslut som tagits, vem som gör vad och när det ska vara gjort. Varje gång.

Läs mer: 7 största synderna att begå på jobbmötet

3 klassiska missar i svensk möteskultur (som förmodligen regerar på ert kontor också)

1. Entimmesnormen
Många, om inte alla, möten har standardtiden en timme. Varför då? Fundera igenom hur lång tid ni verkligen behöver. Troligen går det att hålla mötet på 45 minuter. Eller … 25. Bara en kvart mindre kan göra under för effektiviteten och underlätta för nästa gäng som bokat mötesrummet.

2. Vi OSA:r aldrig nej
Helt enligt vår konsensuskultur tar det emot att säga nej till ett möte även om man har för mycket att göra. Att göra det okej att säga nej ökar troligen också effektiviteten på era möten. Entreprenören Elon Musk skickade nyligen ut ett mejl till sina anställda om att de ska lämna möten som inte är tillräckligt bra. Drastiskt, måhända, men med ett visst symbolvärde.

3. Alla ska med
Om du mest sitter av tiden på ett möte behöver du sannolikt inte vara med. Jörgen Dyssvold föreslår att ni delar in deltagarna i två cirklar. Till den innersta cirkeln kallas dem som måste vara med på mötet och till den yttre kollegor som gärna får delta i mån av tid, men då mer som åhörare. Det ska framgå i inbjudan om mötet är obligatoriskt eller inte.

 

Text: Jessica Oscarsson


Dags att fylla på med pennor och prylar för mötet? Hos Office Depot hittar du allt du behöver!

(Visited 1 317 times, 1 visits today)

RELATERAT INNEHÅLL

Tvätta händerna – och håll dig frisk

första hjälpen

5 steg till en säkrare arbetsplats

Andas dig frisk

Aaaaahndas dig lugn och minska stressen

!0 frågor du inte vill ha som office manager

De 8 mest irriterande frågorna

Ta kontrollen över telefonen

Ineffektiv? Ta makten över jobbtelefonen

Aldrig mer sladdtrassel

Aldrig mera sladdtrassel – expertens supertips

Bli mästare i laminering

Så vinner du första pris i laminering

Snyggaste kontorsbuketten

Snyggaste kontorsbuketten – så här gör du

Trendigt nytt kontor

Kontorstrender – en spaning från vårens möbelmässor

Så här slipper du få ont i nacken

Ergonomens bästa tips för en värkfri arbetsdag

Så ordnar du bästa sommarpartyt med kollegorna – festfixarens supertips

Kontorsprylarna som får kollegorna att tappa hakan

Jobbångest efter sommaren – såhär hanterar du den

Fikatipsen som gör kroppen glad

Printa på rätt papper

Printa snyggt på rätt papper – stor guide

Ingen hålslagare? Fram med BORREN!

De 7 värsta kontorsmarodörerna – och hur du handskas med dem

Vad gör man inte för att slippa kollegans toalettlukt?

Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet

Uppklätt eller slackerstil – hur klär sig din bransch?

Vad vore vardagen utan namnskyltar? SÅHÄR!

”Kan du vara lite mer stilla så jag kan jobba bättre?”

Den perfekta pennan – här är guiden

Har du också en sådan här kollega? Gaaa!

Slipp gnället – här är julklapparna som gör alla nöjda

”Kopierar du den här bunten innan lunch?” Den mänskliga kopiatorn

Julpynta stilrent på kontoret – expertens bästa knep

8 kontorsprylar att önska sig i julklapp

”Tugga på, kollegor! Allt ska upp på väggen!”

Så ljussätter du för ett framgångsrikt arbetsliv

Kallt kaffe? Inte en chans med den här metoden!

Te som gör nytta för just din kropp – vi guidar dig rätt

Så gör du kontoret (ännu) mer klimatsmart

Herregud, vad GÖR han? Aaaaaj!

Låg energi? 7 sätt att få igång kollegorna!

”Du tar och täljer de här också, va?” Kontorslivet utan… pennvässare

Experten: Så blir du av med musarmen

melodifestivalen

6 saker Melodifestivalen kan lära en kontorsråtta

Ett kontor utan kaffe? Argrrrhrhraaaa!! SKRÄCKEN!

Skräckfirandet på jobbet – tre födelsedagshatare berättar

”DIN MAMMA JOBBAR INTE HÄR!” Hur sätter du upp dina arga lappar?

Spaningen: Snart kontorsjobbar vi utomhus

Supertips! Så håller du whiteboarden fräsch länge

Pärm

MEN JISSES MÄNNISKA, VILKET KAOS! Såhär ska ingen behöva ha det!

Det handlar om liv eller död – därför ska du välja Fairtrade

Öh, ok? Går ni på föris, eller? SKAFFA ETT BORD!

Företagsfest? Gör inte de här misstagen!

”Fransmännen är experter på att klaga” – 7 röster om kontorslivet utomlands

Världens häftigaste kontor – vi har listan

Pump it up! Den ultimata musiklistan på jobbet

sommarkänsla jobbet kontoret

Från depp till pepp – så överlever du sommaren på kontoret

”STOPP! Inte ett ord till!” 5 samtal du INTE vill få under semestern

Kärlek på kontoret? Så undviker du missarna

12 appar varje kontorsråtta MÅSTE ha

Så förlänger du sommarfeelingen – 7 härliga tips

Kontorets största no no’s – vi har listan

Att kramas eller inte kramas – lär dig när det passar

träna

Bli vältränad medan du jobbar – 7 smarta övningar

Vilken kontorstyp är du? Gör vårt test!

Lata och bortskämda? Din guide till kontorets 90-talister

Första hjälpen på kontoret – har ni vad som krävs?

Isabella Löwengrips stylist tipsar: Från office till fest på tre minuter

konferens

Så blir konferensen en hit – expertens bästa knep

kontorslivet utan gränser film

9 filmer om det mest förbjudna på kontoret

eksvärd

Ursäkta, vad sa du? Så hanterar du sexismen på jobbet

Julklappsdags? Här är 12 perfekta klappar till medarbetarna

mordgåtor

Hur du fixar en dödligt rolig kontorsfest med mordmiddag

God jul från oss på Kontorsliv!

Ditt skrivbord avslöjar vem du är – här är kontorsprylarna som passar DIG

Lyth

Proffsets vackra paketinslagning – enkelt att göra själv

Expertens tips: Så slipper du julstressen på jobbet

matlåda

URK! 7 saker du inte bör äta vid skrivbordet

mindfulness

”Känn värmen från kopiatorn” – mindfulness för kontorsarbetare

Bursjöö

Nå dina träningsmål på lunchen – PT:ns bästa tips

7 största synderna att begå på mötet

kontorscykel

Kontorscykel nya sättet att röra sig på jobbet

trivsel via mini bibliotek med läsfåtölj

8 idéer som höjer trivselfaktorn på kontoret

GDPR säker dokumenthantering

GDPR – prylarna du behöver för säker dokumenthantering

välja skrivare guide office depot

7 frågor att ställa dig själv innan du väljer skrivare

hållbart kaffe arvid nordquist

5 skäl varför schyst kaffe i koppen spelar roll

lista inte glömma jobbet semestern

10 saker du INTE får glömma före semestern

Nina Jansdotter

Jansdotter: 7 oskrivna regler för sociala medier på jobbet

Läkare: ”En timmes sittande förkortar livet med 22 minuter”

Öppet kontorslandskap – så överlever du med 5 bästa knepen

byta jobb

5 säkra tecken på att det är dags att byta jobb

mobilt kontor

Jobba var och när du vill – prylarna för ditt mobila kontor

Slö i knoppen? Här är maten som gör dig smartast på jobbet

Experten tipsar: Så får ni bättre möten

Utbränd

Utbränd? Så hjälper du kollegan som stressar sig sjuk

11 sätt som får kollegorna att älska dig

Vi listar – läsningen du kommer att känna igen dig i

Profilprodukter: Vårens hetaste prylar att sätta loggan på

gamnacke, skärmnacke, padnacke, ryggbesvär

Från gamnacke till svanhals – så gör du

Här är Sveriges snyggaste kontor

Nystart! Gör 2019 till ditt bästa jobb-år någonsin

5 frågor att svara på innan ni beställer fruktkorg

Digitalisering för dummies – vi reder ut begreppen

Bli mer effektiv! 6 experttips som gör skillnad

Guide: Hitta bästa kontorsstolen för dig

Luncha dig till framgång – så kommer du i gång

Sätt fart på karriären – mentala tränarens supertips

7 steg till ett rent klimatsamvete på jobbet

11 prylar som sätter guldkant på jobbresan

konflikt på jobbet elaine eksvärd

Elaine Eksvärd: Ta tag i konflikten med kollegan – men gör det snyggt

Stor guide: Så blir du av med papperskaoset

bullet journal exempel på uppslag i anteckningsbok från Dorotea Pettersson

Bullet journal – planeringsmetoden som gör dig organiserad, effektiv och lugn

Från trista hörnan till prunkande oas – så lätt fixar du kontorets uteplats