Experten tipsar: Så får ni bättre möten - Kontorsliv

Experten tipsar: Så får ni bättre möten

Sitter du på möten en femtedel av din tid och smygjobbar med mobilen under bordet? Då har du (och företaget) troligtvis drabbats av mötessjukan.
– Kostnaden för dåliga möten är fyra gånger så hög som kostnaden för svenska sjukskrivningar. Men det finns enkla botemedel, säger mötesexperten Jörgen Dyssvold.

De flesta av oss sitter i möten 20 procent av vår arbetstid, och chefer hela 60 procent, enligt konferensorganisationen Svenska Möten. Timmar och minuter som inte används effektivt, menar många. Under tiden däremellan, och ibland också på fritiden, måste vi därför jobba ikapp. Ett snabbverkande recept på stress, med andra ord.
– Då behövs det en kulturförändring på företaget. Förändringar kan kännas obekväma till en början, nästan som att gå på stan med för lite kläder, men skapar mindre stress och större trivsel på jobbet, säger Jörgen Dyssvold på mötesbyrån Herr Omar.

 

Jörgen Dyssvold

Kontoret en möteshubb

Först nu börjar frågan om slösmöten tas på allvar, säger Jörgen Dyssvold. Ohälsa på företaget, dålig uppslutning på konferenser och medarbetare som slutar på grund av en energidränerande möteskultur är några av anledningarna.
– Framtiden för kontoret är som just mötesplats. Numera jobbar vi mer tid hemma eller någon annanstans än på arbetsplatsen, och kontoret kommer att bli mer som en möteshubb.

 

Säg bye bye till sövande möten

Ett första steg för att odla en bra möteskultur är att införa en så kallad mötespolicy. Enligt Svenska Möten har bara fyra av tio svenska företag en policy, och många fokuserar på de praktiska sakerna, som hur projektorn funkar och vem som fixar kaffet. Men det är de mjuka värdena som gör skillnad.

– Nyckeln är att aldrig kalla till ett möte utan ett syfte. Vad ska kollegorna ha med sig efter mötet? Behöver de förbereda sig och hur lång tid förväntas det ta? Var tydlig med vad mötet ska leda till, säger Jörgen Dyssvold.

Ett annat tips är att det inte alltid behöver vara chefen som håller i mötet.
– För att kunna driva ett effektivt möte krävs en skicklig moderator som kan fördela ordet, bryta om det behövs och se till att mötet når målet. Det är inte självklart att det är styrkor som chefen har.

Avrunda mötet med att sammanfatta vilka beslut som tagits, vem som gör vad och när det ska vara gjort. Varje gång.

Läs mer: 7 största synderna att begå på jobbmötet

3 klassiska missar i svensk möteskultur (som förmodligen regerar på ert kontor också)

1. Entimmesnormen
Många, om inte alla, möten har standardtiden en timme. Varför då? Fundera igenom hur lång tid ni verkligen behöver. Troligen går det att hålla mötet på 45 minuter. Eller … 25. Bara en kvart mindre kan göra under för effektiviteten och underlätta för nästa gäng som bokat mötesrummet.

2. Vi OSA:r aldrig nej
Helt enligt vår konsensuskultur tar det emot att säga nej till ett möte även om man har för mycket att göra. Att göra det okej att säga nej ökar troligen också effektiviteten på era möten. Entreprenören Elon Musk skickade nyligen ut ett mejl till sina anställda om att de ska lämna möten som inte är tillräckligt bra. Drastiskt, måhända, men med ett visst symbolvärde.

3. Alla ska med
Om du mest sitter av tiden på ett möte behöver du sannolikt inte vara med. Jörgen Dyssvold föreslår att ni delar in deltagarna i två cirklar. Till den innersta cirkeln kallas dem som måste vara med på mötet och till den yttre kollegor som gärna får delta i mån av tid, men då mer som åhörare. Det ska framgå i inbjudan om mötet är obligatoriskt eller inte.

 

Text: Jessica Oscarsson


Dags att fylla på med pennor och prylar för mötet? Hos Office Depot hittar du allt du behöver!

(Visited 1 003 times, 2 visits today)

RELATERAT INNEHÅLL

Bästa knepen för att slippa julstressen på jobbet

Här är Sveriges snyggaste kontor

gamnacke, skärmnacke, padnacke, ryggbesvär

Från gamnacke till svanhals – så gör du

Profilprodukter: Här är höstens hetaste prylar att sätta loggan på

11 sätt som får kollegorna att älska dig

Utbränd

Utbränd? Så hjälper du kollegan som stressar sig sjuk

Experten tipsar: Så får ni bättre möten

Slö i knoppen? Här är maten som gör dig smartast på jobbet

mobilt kontor

Jobba var och när du vill – prylarna för ditt mobila kontor

byta jobb

5 säkra tecken på att det är dags att byta jobb

Öppet kontorslandskap – så överlever du med 5 bästa knepen

Läkare: ”En timmes sittande förkortar livet med 22 minuter”

Nina Jansdotter

Jansdotter: 7 oskrivna regler för sociala medier på jobbet

lista inte glömma jobbet semestern

10 saker du INTE får glömma före semestern

hållbart kaffe arvid nordquist

5 skäl varför schyst kaffe i koppen spelar roll

bullet journal exempel på uppslag i anteckningsbok från Dorotea Pettersson

Bullet journal – hur du organiserar hela ditt liv i en vanlig anteckningsbok

välja skrivare guide office depot

7 frågor att ställa dig själv innan du väljer skrivare

GDPR säker dokumenthantering

GDPR – prylarna du behöver för säker dokumenthantering

trivsel via mini bibliotek med läsfåtölj

8 idéer som höjer trivselfaktorn på kontoret

kontorscykel

Kontorscykel nya sättet att röra sig på jobbet

konflikt på jobbet elaine eksvärd

Elaine Eksvärd: Så tar du konflikten med kollegan snyggt

7 största synderna att begå på mötet

Bursjöö

Fixa träningen på lunchen – PT:ns 6 tips

mindfulness

”Känn värmen från kopiatorn” – mindfulness för kontorsarbetare

matlåda

URK! 7 saker du inte bör äta vid skrivbordet

Lyth

Steg för steg:
 Så lätt gör du proffsets vackra paketinslagning

Ditt skrivbord avslöjar vem du är – här är kontorsprylarna som passar DIG

mordgåtor

Hur du fixar en dödligt rolig kontorsfest med mordmiddag

Perfekt kaffe på kontoret – här är guiden

eksvärd

Ursäkta, vad sa du? Så hanterar du sexismen på jobbet

kontorslivet utan gränser film

9 filmer om det mest förbjudna på kontoret

konferens

Så blir konferensen en hit – expertens bästa knep

Isabella Löwengrips stylist tipsar: Från office till fest på tre minuter

Första hjälpen på kontoret – har ni vad som krävs?

Lata och bortskämda? Din guide till kontorets 90-talister

Vilken kontorstyp är du? Gör vårt test!

träna

Bli vältränad medan du jobbar – 7 smarta övningar

Ladda för superkarriär: ”En vinnarattityd går att träna upp”

Att kramas eller inte kramas – lär dig när det passar

Kontorets största no no’s – vi har listan

Så förlänger du sommarfeelingen – 7 härliga tips

12 appar varje kontorsråtta MÅSTE ha

kärlek på jobbet

Kärlek på kontoret – en komplicerad historia

”STOPP! Inte ett ord till!” 5 samtal du INTE vill få under semestern

sommarkänsla jobbet kontoret

Från depp till pepp – så överlever du sommaren på kontoret

Pump it up! Den ultimata musiklistan på jobbet

Världens häftigaste kontor – vi har listan

WOW! Enkla knepen som förvandlar kontorets uteplats

”Fransmännen är experter på att klaga” – 7 röster om kontorslivet utomlands

Företagsfest? Gör inte de här misstagen!

Öh, ok? Går ni på föris, eller? SKAFFA ETT BORD!

Det handlar om liv eller död – därför ska du välja Fairtrade

Pärm

MEN JISSES MÄNNISKA, VILKET KAOS! Såhär ska ingen behöva ha det!

Supertips! Så håller du whiteboarden fräsch länge

Spaningen: Snart kontorsjobbar vi utomhus

”DIN MAMMA JOBBAR INTE HÄR!” Hur sätter du upp dina arga lappar?

Skräckfirandet på jobbet – tre födelsedagshatare berättar

Ett kontor utan kaffe? Argrrrhrhraaaa!! SKRÄCKEN!

melodifestivalen

6 saker Melodifestivalen kan lära en kontorsråtta

Musarm – smärtsamt, långvarigt och extremt vanligt

”Du tar och täljer de här också, va?” Kontorslivet utan… pennvässare

Låg energi? 7 sätt att få igång kollegorna!

Herregud, vad GÖR han? Aaaaaj!

Så gör du kontoret (ännu) mer klimatsmart

Te som gör nytta för just din kropp – vi guidar dig rätt

Kallt kaffe? Inte en chans med den här metoden!

God jul från oss på Kontorsliv!

Så ljussätter du för ett framgångsrikt arbetsliv

Vi listar – läsningen du kommer att känna igen dig i

”Tugga på, kollegor! Allt ska upp på väggen!”

8 kontorsprylar att önska sig i julklapp

Julpynta stilrent på kontoret – expertens bästa knep

”Kopierar du den här bunten innan lunch?” Den mänskliga kopiatorn

Slipp gnället – här är julklapparna som gör alla nöjda

Har du också en sådan här kollega? Gaaa!

Den perfekta pennan – här är guiden

”Kan du vara lite mer stilla så jag kan jobba bättre?”

Vad vore vardagen utan namnskyltar? SÅHÄR!

Uppklätt eller slackerstil – hur klär sig din bransch?

Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet

Vad gör man inte för att slippa kollegans toalettlukt?

De 7 värsta kontorsmarodörerna – och hur du handskas med dem

Ingen hålslagare? Fram med BORREN!

Printa på rätt papper

Printa snyggt på rätt papper – stor guide

Fikatipsen som gör kroppen glad

Jobbångest efter sommaren – såhär hanterar du den

Kontorsprylarna som får kollegorna att tappa hakan

Sommarfest med jobbet och kollegorna

Sommarfest med kollegorna! Så blir den oförglömlig

Så här slipper du få ont i nacken

Ergonomens bästa tips för en värkfri arbetsdag

Trendigt nytt kontor

Kontorstrender – en spaning från vårens möbelmässor

Snyggaste kontorsbuketten

Snyggaste kontorsbuketten – så här gör du

Bli mästare i laminering

Så vinner du första pris i laminering

Aldrig mer sladdtrassel

Aldrig mera sladdtrassel – expertens supertips

Ta kontrollen över telefonen

Ineffektiv? Ta makten över jobbtelefonen

!0 frågor du inte vill ha som office manager

De 8 mest irriterande frågorna

Andas dig frisk

Aaaaahndas dig lugn och minska stressen

första hjälpen

5 steg till en säkrare arbetsplats

Tvätta händerna – och håll dig frisk