GDPR – prylarna du behöver för säker dokumenthantering - Kontorsliv

GDPR – prylarna du behöver för säker dokumenthantering

Att GDPR ställer tuffare krav på digitala personuppgifter har du säkert koll på. Men exakt samma krav gäller också kontorets alla papper.
Kontorsliv har pratat säker dokumenthantering med ett proffs – och tagit fram listan på prylarna som gör kontoret GDPR-redo.

 

Fredrik Ax, Nobeli

Den 25 maj träder EU:s nya dataskyddsförordning GDPR i kraft och ersätter gamla PuL. Den nya förordningen är hårdare i de flesta fall vad gäller hantering av personuppgifter och kan ge böter på upp till 4 procent av företagets omsättning om kraven inte uppfylls.

Ett tips för att undvika den fadäsen är att inte glömma pappershanteringen, något som är lätt hänt på dagens digitala arbetsplatser. Kraven gäller nämligen inte bara uppgifter i datorn utan också fysiska papper som lönebesked, handskrivna post-it-lappar och foton. All information som kan knytas till en person, som namn, e-postadress, telefonnummer, foton, filmer, bankuppgifter eller medlemsnummer.

– Vi har fått många frågor från HR-avdelningarna. De vill veta vad de kan behålla i personalmapparna, hur länge det kan arkiveras och vad som måste kasseras omedelbart, säger Fredrik Ax på företaget Nobeli, som erbjuder tjänster inom fysisk dokumenthantering och lagring.

– Behåll bara det som behövs, varken mer eller mindre. Vi bränner papper på värmeverk för att vara på den säkra sidan, säger Fredrik Ax.

”Behåll bara det som behövs, varken mer eller mindre.”

Säkerheten är kärnan i GDPR

Pärmar med personuppgifter för i år och föregående år är till exempel okej att förvara på öppna hyllor, förutsatt att rummet går att låsa och att bara den ansvariga har nyckel. Ett annat alternativ är låsbara dokumentskåp, som kan vara lämpliga i organisationer där man inte har samma arbetsplats varje dag.

– Papper som har längre lagringstid, till exempel sådana som bokföringslagen kräver ska behållas i sju år, kan med fördel placeras i ett lagringsrum, men undvik källaren, där det finns stor risk för fuktskador, säger Fredrik Ax.

Läs mer: Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet

Pappersark som ska kasseras ska inte hamna i återvinningen som de är. Använd en dokumentförstörare, gärna från säkerhetsklass P-4 och uppåt som tuggar bitar som är väldigt svåra att pussla ihop, även för den händige. Tänk också på att inte låta de strimlade bitarna ligga kvar för länge innan de hamnar i återvinningen.

– I GDPR står det att materialet ska kasseras ”utan dröjsmål”, så varför vänta?

 

7 prylar som gör din dokumenthantering redo för GDPR

 

Döljer skärmen

Med ett sekretessfilter slipper du oroa dig över känslig information. Gör skärmen läsbar framifrån men inte från sidan. Från 888 kronor.

 

Ankra laptopen

Låt jobbet vara kvar på jobbet. Ett vajerlås håller din bärbara dator på plats på arbetsplatsen, där den hör hemma. 319 kronor.

 

Säkra pärmarna

Låsbart förvaringsskåp i plåt med plats för 65 pärmar. Kommer färdigmonterat med fyra fasta hyllplan. 4 115 kronor.

Fixar strimlorna

Dokumentförstörare höjer säkerheten på kontoret rejält. Osäker på vilken som passar just er? Kolla in den här guiden för att hitta rätt.
Här en enklare modell från Ativa för det lilla kontoret, 1 839 kronor.

 

Kartongernas kartong

Proffsets favorit. ”Stabil, enkel att jobba med och uppfyller Riksarkivets föreskrifter”, säger Fredrik Ax om den här arkivkartongen. Från 12,20 kronor.

 

Maxat skåp

Värdeskåp som skyddar vid både brand och inbrott. Stort utbud av inredning, vilket gör hanteringen enklare (och roligare!). 25 461 kronor.

 

Säck av papp

Låt strimlorna hamna i en avfallssäck av papper så spar du tid vid återvinningen och är snäll mot miljön. Från 412 kronor för 20 st.

 

Text: Jessica Oscarsson

(Visited 6 453 times, 1 visits today)

RELATERAT INNEHÅLL

Julklappsdags? Här är 12 perfekta klappar till medarbetarna

Perfekt kaffe på kontoret – här är guiden

Bästa knepen för att slippa julstressen på jobbet

Här är Sveriges snyggaste kontor

gamnacke, skärmnacke, padnacke, ryggbesvär

Från gamnacke till svanhals – så gör du

Profilprodukter: Här är höstens hetaste prylar att sätta loggan på

11 sätt som får kollegorna att älska dig

Utbränd

Utbränd? Så hjälper du kollegan som stressar sig sjuk

Experten tipsar: Så får ni bättre möten

Slö i knoppen? Här är maten som gör dig smartast på jobbet

mobilt kontor

Jobba var och när du vill – prylarna för ditt mobila kontor

byta jobb

5 säkra tecken på att det är dags att byta jobb

Öppet kontorslandskap – så överlever du med 5 bästa knepen

Läkare: ”En timmes sittande förkortar livet med 22 minuter”

Nina Jansdotter

Jansdotter: 7 oskrivna regler för sociala medier på jobbet

lista inte glömma jobbet semestern

10 saker du INTE får glömma före semestern

hållbart kaffe arvid nordquist

5 skäl varför schyst kaffe i koppen spelar roll

bullet journal exempel på uppslag i anteckningsbok från Dorotea Pettersson

Bullet journal – hur du organiserar hela ditt liv i en vanlig anteckningsbok

välja skrivare guide office depot

7 frågor att ställa dig själv innan du väljer skrivare

GDPR säker dokumenthantering

GDPR – prylarna du behöver för säker dokumenthantering

trivsel via mini bibliotek med läsfåtölj

8 idéer som höjer trivselfaktorn på kontoret

kontorscykel

Kontorscykel nya sättet att röra sig på jobbet

konflikt på jobbet elaine eksvärd

Elaine Eksvärd: Så tar du konflikten med kollegan snyggt

7 största synderna att begå på mötet

Bursjöö

Fixa träningen på lunchen – PT:ns 6 tips

mindfulness

”Känn värmen från kopiatorn” – mindfulness för kontorsarbetare

matlåda

URK! 7 saker du inte bör äta vid skrivbordet

Lyth

Proffsets vackra paketinslagning – så lätt gör du det själv

Ditt skrivbord avslöjar vem du är – här är kontorsprylarna som passar DIG

mordgåtor

Hur du fixar en dödligt rolig kontorsfest med mordmiddag

eksvärd

Ursäkta, vad sa du? Så hanterar du sexismen på jobbet

kontorslivet utan gränser film

9 filmer om det mest förbjudna på kontoret

konferens

Så blir konferensen en hit – expertens bästa knep

Isabella Löwengrips stylist tipsar: Från office till fest på tre minuter

Första hjälpen på kontoret – har ni vad som krävs?

Lata och bortskämda? Din guide till kontorets 90-talister

Vilken kontorstyp är du? Gör vårt test!

träna

Bli vältränad medan du jobbar – 7 smarta övningar

Ladda för superkarriär: ”En vinnarattityd går att träna upp”

Att kramas eller inte kramas – lär dig när det passar

Kontorets största no no’s – vi har listan

Så förlänger du sommarfeelingen – 7 härliga tips

12 appar varje kontorsråtta MÅSTE ha

kärlek på jobbet

Kärlek på kontoret – en komplicerad historia

”STOPP! Inte ett ord till!” 5 samtal du INTE vill få under semestern

sommarkänsla jobbet kontoret

Från depp till pepp – så överlever du sommaren på kontoret

Pump it up! Den ultimata musiklistan på jobbet

Världens häftigaste kontor – vi har listan

WOW! Enkla knepen som förvandlar kontorets uteplats

”Fransmännen är experter på att klaga” – 7 röster om kontorslivet utomlands

Företagsfest? Gör inte de här misstagen!

Öh, ok? Går ni på föris, eller? SKAFFA ETT BORD!

Det handlar om liv eller död – därför ska du välja Fairtrade

Pärm

MEN JISSES MÄNNISKA, VILKET KAOS! Såhär ska ingen behöva ha det!

Supertips! Så håller du whiteboarden fräsch länge

Spaningen: Snart kontorsjobbar vi utomhus

”DIN MAMMA JOBBAR INTE HÄR!” Hur sätter du upp dina arga lappar?

Skräckfirandet på jobbet – tre födelsedagshatare berättar

Ett kontor utan kaffe? Argrrrhrhraaaa!! SKRÄCKEN!

melodifestivalen

6 saker Melodifestivalen kan lära en kontorsråtta

Musarm – smärtsamt, långvarigt och extremt vanligt

”Du tar och täljer de här också, va?” Kontorslivet utan… pennvässare

Låg energi? 7 sätt att få igång kollegorna!

Herregud, vad GÖR han? Aaaaaj!

Så gör du kontoret (ännu) mer klimatsmart

Te som gör nytta för just din kropp – vi guidar dig rätt

Kallt kaffe? Inte en chans med den här metoden!

God jul från oss på Kontorsliv!

Så ljussätter du för ett framgångsrikt arbetsliv

Vi listar – läsningen du kommer att känna igen dig i

”Tugga på, kollegor! Allt ska upp på väggen!”

8 kontorsprylar att önska sig i julklapp

Julpynta stilrent på kontoret – expertens bästa knep

”Kopierar du den här bunten innan lunch?” Den mänskliga kopiatorn

Slipp gnället – här är julklapparna som gör alla nöjda

Har du också en sådan här kollega? Gaaa!

Den perfekta pennan – här är guiden

”Kan du vara lite mer stilla så jag kan jobba bättre?”

Vad vore vardagen utan namnskyltar? SÅHÄR!

Uppklätt eller slackerstil – hur klär sig din bransch?

Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet

Vad gör man inte för att slippa kollegans toalettlukt?

De 7 värsta kontorsmarodörerna – och hur du handskas med dem

Ingen hålslagare? Fram med BORREN!

Printa på rätt papper

Printa snyggt på rätt papper – stor guide

Fikatipsen som gör kroppen glad

Jobbångest efter sommaren – såhär hanterar du den

Kontorsprylarna som får kollegorna att tappa hakan

Sommarfest med jobbet och kollegorna

Sommarfest med kollegorna! Så blir den oförglömlig

Så här slipper du få ont i nacken

Ergonomens bästa tips för en värkfri arbetsdag

Trendigt nytt kontor

Kontorstrender – en spaning från vårens möbelmässor

Snyggaste kontorsbuketten

Snyggaste kontorsbuketten – så här gör du

Bli mästare i laminering

Så vinner du första pris i laminering

Aldrig mer sladdtrassel

Aldrig mera sladdtrassel – expertens supertips

Ta kontrollen över telefonen

Ineffektiv? Ta makten över jobbtelefonen

!0 frågor du inte vill ha som office manager

De 8 mest irriterande frågorna

Andas dig frisk

Aaaaahndas dig lugn och minska stressen

första hjälpen

5 steg till en säkrare arbetsplats

Tvätta händerna – och håll dig frisk