Öppet kontorslandskap – så överlever du med 5 bästa knepen
DELA INNEHÅLLET
Vi blir stressade och presterar sämre i öppna kontorslandskap, ändå är det just sådana som de flesta av oss sitter i. Här är knepen för att lyckas må bra och ligga på topp – ringande telefoner och pratiga kollegor till trots.
– Jag sover med öronproppar och kan absolut inte jobba med musik i öronen.
Emalee, 49, är inte direkt någon stor beundrare av det öppna kontorslandskapet. Hon jobbar som projektledare på ett medieföretag i Stockholm och har en särskilt öm punkt: ljud.
– Till skillnad mot många andra sätter jag på mig hörlurar för att ta bort ljud för att kunna fokusera. De har varit min räddning, säger hon. Utöver ljudnivån är det den ständiga tillgängligheten som hon stör sig mest på. – Visst kan jag markera att jag inte vill vara störd genom att sätta på mig hörlurarna, men eftersom jag är projektledare dyker det upp frågor till mig hela tiden i alla fall. Det är svårt att hitta en balans i det där, säger Emalee.
Men trots att hon hade gärna haft ett eget rum att sitta i, tror Emalee inte på en arbetsmiljö där alla har en dörr att stänga om sig.
– Alla är inte lika känsliga som jag. Däremot tror jag att de allra flesta behöver ha tillgång till utrymmen där man kan fokusera utan att bli störd. Det är otroligt viktigt att företagen tänker på det, säger Emalee.
Det håller Aram Seddigh med om. Han är förändringsledare på WeOffice och har tidigare forskat vid Stressforskningsinstitutet på Stockholms Universitet där han studerat hur olika typer av kontor påverkar hälsa och produktivitet.
– Hela två miljoner människor – hälften av Sveriges arbetande befolkning – jobbar på kontor. Därför blev jag intresserad av att titta på om det finns något kring själva arbetssättet och utformningen som gör att man mår och presterar olika, berättar Aram.
Många vittnar om att de kan uppleva olika former av stress och distraktion av att arbeta i öppna kontorsmiljöer, något som Aram Seddigh fick stöd för i sin forskning.
– Man kunde se att det var i de öppna kontorslandskapen som man upplevde mest problem, bäst fungerade arbetet i så kallade cellkontor där man har ett eget rum. Även flexibla kontor där man kunde välja sin plats föll bättre ut än kontorslandskap.
Aram tror att anledningen till att de öppna kontorslandskapen fungerar sämst är att man där inte får ett mobilt arbetssätt. Han menar att det är viktigt att man vid behov kan förflytta sig till ett tyst rum när man behöver vara koncentrerad.
Man kunde se att det var i de öppna kontorslandskapen som man upplevde mest problem, bäst fungerade arbetet i så kallade cellkontor där man har ett eget rum.
Aktivitetsbaserat det nya
Men även om det öppna kontorslandskapet i dag är det vanligaste – till stor del beroende på att det är det billigaste sättet att bygga kontor – så går vi mot allt fler aktivitetsbaserade arbetsplatser. Flexibla kontorslösningar där man inte har sin fasta plats utan kan flytta sig mellan olika zoner. Däremot är det nog en bit kvar innan Silicon Valley-kontoren med rutschkanor, bollhav och spelhallar blir standard.
– Det där kan väl vara trevligt, säger Aram. Men viktigast är att vara medveten om att kreativitet består av två olika processer: Den ena är när man behöver få in ny stimuli och nya tankar – för det kan det nog vara bra att byta miljö ibland – och det andra när man ska få ihop pusselbitarna. Då gäller det att kunna koncentrera sig och fokusera. Det som definierar ett aktivitetsbaserat kontor är just variationerna i rumslighet och det är lika viktigt i dem att det finns tysta rum där man kan arbeta ostört.
5 knep – så överlever du i ett öppet kontorslandskap:
1. Finns det tysta rum – utnyttja dessa!
Det är viktigt att emellanåt kunna dra sig undan och inte bli störd. Emalee: ”Vi har precis infört ett tyst kontorsrum med plats för fyra skrivbord där jag har min permanenta plats. De övriga platserna står till förfogande för medarbetare som behöver sitta där för stunden. I det rummet tar vi inga samtal, ringer det går vi ut. Vi spelar ingen musik och har inga möten där.”
2. Hörlurar på!
Om du inte vill flytta dig från din plats men ändå inte vill riskera att bli avbruten av kollegor som vill småprata, sätt på dig ett par hörlurar. Ett tydlig ”Stör ej”-tecken oavsett om du lyssnar på musik eller inte…
3. Ensammöten
Boka regelbundet ett av de mindre mötesrummen en timme eller två – till dig själv. Vem har sagt att det måste var fler än en närvarande under ett möte?
4. Snabba förflyttningar
Aram Seddigh: ”Jag brukar prata om 30-sekundersregeln. Man ska kunna gå från sin plats i en öppen miljö till en tyst plats och vara fullständigt uppkopplad och igång på 30 sekunder, exempelvis om man är mitt i ett telefonsamtal som kräver avskildhet.”
5. Egentid – även på jobbet
Luncha eller ta en kaffepaus med dig själv ibland. Det är nyttigt med egentid emellanåt, även när det inte är direkt kopplat till prestation och koncentration.
Stressforskningsinstitutet på Stockholms Universitet där han studerat hur olika typer av kontor påverkar hälsa och produktivitet.
