Så detoxar du bort telefonstressen – hej effektivitet!

Ineffektiv? Så tar du makten över telefonen

Ständigt uppkopplad, alltid nåbar. De smarta telefonerna har gjort oss både ineffektiva och mer stressade. Vi hjälper dig att telefonsanera ditt arbetsliv.

Vi rör vid den 2617 gånger om dagen. Låter oss gång på gång avbrytas av plingandet, ringandet, pushnotiser och ”ska bara kolla”-impulser. Vi sugs in sociala medier-scrollandet, svarar på mejl och sms:ar med äkta hälften om vem som ska handla middagsmaten – när vi egentligen borde arbeta.

Resultat: De smarta telefonerna stjäl vår tid, vår uppmärksamhet, har gjort oss mer stressade – och betydligt mindre effektiva på jobbet.

Micke Darmell, föreläsare, författare och expert på hur den ständiga uppkopplingen påverkar arbetslivet, möter ofta stressade anställda. Han påpekar att det många gånger handlar om en osund telefonkultur på företaget och en oförståelse kring att vi faktiskt är flockdjur.

– Vi gör som andra gör, inte som vi själva tycker. Ett exempel: Tar alla med sig telefonen in på mötet så gör vi också det. När det sedan plingar till kan vi inte låta bli att se efter. Och när vi ändå sitter med telefonen i handen passar vi på att svara på något mejl eller två. Så får vi ett möte som inte är vare sig effektivt eller givande och vi bygger upp en stress hos oss själva, säger han.

Vi har spelregler för allting annat, men när det gäller digitala hjälpmedel glöms det bort

Skapa strategier

Micke Darmell menar att man på företaget måste ta fram spelregler för hur man hanterar telefoner. Att man från ledningens håll ska slå fast att man exempelvis inte tar med telefonen in på mötet.

– Vi har spelregler för allting annat, men när det gäller digitala hjälpmedel glöms det bort. Det är jätteviktigt att den som kör truck på lager har en utbildning, men chefen som leder ett möte kan bete sig hur som helst. Det finns ingen strategi vad gäller vår möteskultur. När man tittar närmare på detta visar det sig att alla egentligen tycker lika. Att man ska vara närvarande och fokuserad på mötet. Att man ska få vara ostörd när man är ledig. Men så länge det inte är uttalat gör vi bara som alla andra, säger han.

 

Rätt till jobbfri återhämtning

I föreskrifter från Arbetsmiljöverket som ska reglera organisatorisk och social arbetsmiljö omnämns just arbetstider och möjlighet till återhämtning.

– Det kan vara ett stöd för den enskilde medarbetaren att veta att det faktiskt finns föreskrifter som reglerar de här frågorna. Börja med att ta bort mejlen från din telefon. Det finns ingenting som säger att du måste ha den där, säger Micke Darmell.

”Det är telefonindustrin som har fått oss att tro att vi blir så mycket mer effektiva och flexibla genom att alltid vara anträffbara. Men det är en myt”

Planera din tid själv

Företag kan välja bland en uppsjö av appar för olika syften. Men ingen app i världen kan avlasta oss om vi låter den styra vår tid i stället för att vi styr den själva. Sju av tio personer kollar sin mejl innan de har kommit till jobbet och nio av tio personer går in på mejlen under ledighet och semester.

– Vi tror att vi måste vara anträffbara dygnet runt och att vi missar massor om vi kopplar ner. Men faktum är att vi blir mer effektiva om vi själva planerar när vi exempelvis ska kolla mejlen, inte gör det så fort telefonen plingar till. Det är telefonindustrin som har fått oss att tro att vi blir så mycket mer effektiva och flexibla genom att alltid vara anträffbara. Men det är en myt, slår Micke Darmell fast.

Välj dina hjälpmedel

Varje nytt hjälpmedel är många gånger bra i sig själv, men har vi tjugo olika informationsvägar blir det i stället kontraproduktivt.

– Det finns två grundläggande saker som skapar negativ stress. Det första är när saker inte blir avslutade, vi älskar att bocka av punkter på en lista. Det andra är när vi inte kan påverka en situation. Båda faktorerna stämmer in på det digitala. En mellanchef i en stor organisation kan få omkring 150 interna mejl om dagen. Det tar aldrig slut.

Läs mer: Bullet journal – planeringsmetoden som gör dig organiserad, effektiv och lugn

En bra tumregel är, enligt Micke Darmell, att fråga sig själv om man hade tagit sig besväret att skriva ut informationen och kopiera upp den för att sedan lägga utskrifterna i kuvert och posta dem. Om svaret är nej bör man inte skicka i väg informationen över mejl heller.

Micke Darmells fem tips – så undviker du telefon­stressen

1. Stäng av mejl och Slack
Stäng av mejlen, slacken och andra jobb-kanaler när du inte jobbar. Plingar det till i telefonen kan du inte låta bli att öppna. Så fungerar vi människor. Undvik därför att ens få ett pling.
 
2. Telefonfria möten
Stäng av telefonen under möten. Det ger ett effektivt möte och du tar deltagarnas tid på allvar.
 
3. Jobba ostört
Försök hitta tid när du får jobba ostört. Stäng av allt som kan störa dig. Förr hängde man en ”Upptagen”­-skylt på dörren. En timme per dag är ett bra riktmärke.
 
4. Ta bort push
Ta bort alla typer av push­funktioner på telefonen. Plingar det till kan vi inte låta bli att titta. Se till att du själv styr när du vill ta del av information och inte blir störd i det du gör just nu. Undersökningar visar att vi kollar vår telefon 180 gånger per dag. Är det verkligen nödvändigt?
 
5. Var ledig
Lägg bort jobbtelefonen på kvällar, helger och semestrar. Alla jobbar över ibland, och det är helt okej. Men vi behöver återhämtning. Varje gång vi kollar telefonen slås stressystemet på. Det finns ingenting som är så viktigt att det inte kan vänta tills du är tillbaka på jobbet igen.

Text: Sara Schröder Foto: Petra Kyllerman

(Visited 1 965 times, 1 visits today)

RELATERAT INNEHÅLL

Andas dig frisk

Aaaaahndas dig lugn och minska stressen

!0 frågor du inte vill ha som office manager

De 8 mest irriterande frågorna

Sätt fart på karriären – mentala tränarens supertips