DELA INNEHÅLLET
Vintermörkret ligger över oss sedan länge och energin går på sparlåga – samtidigt ska effektiviteten vara i topp. En omöjlighet? Inte då! Vi har experttipsen.
Planen är enkel. Du ska snabbt och effektivt beta av dagens uppgifter för att kunna gå tidigare från jobbet. Lätt som ett plätt. Tills kollegan dyker upp med ett helt gäng frågor och ett mejl som kräver svar på en gång ramlar in precis när du ska börja beta av din to do. Dessutom plingar chatten med arbetsgruppen till flera gånger i minuten – och just det, Gunilla på ekonomiavdelningen skulle ju avtackas med fika i dag… Och du blir lika sen från jobbet som vanligt.
Känner du igen dig?
– En dag kantas av ständiga omprioriteringar och tyvärr spelar hjärnan oss ofta ett spratt här. Den får oss att välja att göra det som är mest kortsiktigt belönande, säger Magnus Bornäs som jobbar som effektivitetskonsult på iManagement, ett företag han själv var med och grundade efter att ha jobbat som mellanchef under många år.
– Jag var anställd på ett stort bolag och hade svårt att få dagarna att gå ihop – något jag löste med att jobba fler timmar. Jag hoppade över lunchen, började tidigare om morgnarna. Efter tio år med den arbetsmetodiken var jag 38 år och på väg in i väggen, då kände jag att jag måste hitta en annan strategi, berättar han.
Läs mer: Bullet journal hur du organiserar hela ditt liv i en vanlig anteckningsbok
En digital strategi
Lösningen blev att lära sig mer om hur hjärnan faktiskt fungerar. Något som var så intressant att han valde att ägna sin karriär åt att hjälpa även andra till att ”vända övertid till mer tid över”.
– Då, 2008, var det framför allt mejlkorgen som stressade mig. I dag finns betydligt fler digitala kommunikationsverktyg att hantera, så det har knappast blivit lättare att hålla sig fokuserad och effektiv. Det finns undersökningar som visar att en kontorstjänsteman i Sverige blir avbruten var femte minut i dag. Då blir man ju aldrig färdig med ens en tanke, säger han.
”Det finns undersökningar som visar att en kontorstjänsteman i Sverige blir avbruten var femte minut i dag. Då blir man ju aldrig färdig med ens en tanke”
Många av de tips iManagements konsulter ger till sina kunder handlar om ganska basala saker. Som att stänga av sina digitala notifikationer, ta bort nyhetsbrev som de ändå inte läser och våga lägga undan telefonen helt ibland.
– Vi säger inte att man ska bli otillgänglig och aldrig kolla sina statusuppdateringar, men du måste själv äga flödena. Ha en strategi för när du ska kolla sociala medier så att du inte gör det för ofta – det finns otroligt starka krafter i hjärnan som styr dig här, säger Magnus Bornäs.
Något som ofta förvånar iManagements kunder är hur mycket tid hjärnan faktiskt behöver för att komma tillbaka till fokus efter att ha blivit avbruten och hur dåliga vi är på att effektivt göra flera saker samtidigt.
– Vi brukar göra experiment kopplade till multitasking-övningar på våra workshops. Där blir det tydligt att de flesta överskattar sin förmåga rätt rejält. Även enklare multitasking tar extremt mycket kapacitet av oss och gör oss betydligt mindre effektiva, säger han.
Läs mer: Så får ni bättre möten
Gemensamma spelregler
En annan del av problemet är att det ofta råder en bråttomkultur som gör att vi tror att vi måste sluta med det vi gör på en gång för att till exempel svara på ett mejl.
– Men den som skickat mejlet kanske inte alls förväntar sig ett svar på en gång. Här är det viktigt att snacka ihop sig på jobbet om vilka spelregler som gäller – inte minst med tanke på att vi i dag har möjlighet att jobba lite när som helst på dygnet, säger Magnus Bornäs och fortsätter:
– Lösningen för att bli mer effektiv ligger mycket i att lugna ner sig, få lite perspektiv och inte reagera på allt på en gång hela tiden. Göra det vi ska tills vi blir färdiga. Egentligen är det ju rätt galet: Vi lever i världens tryggaste land, ändå går vi sönder på riktigt av stress. Vi har inga björnar eller lejon som hotar oss på kontoret, ändå reagerar våra hjärnor som om vi hade det. Vi måste bjuda in vårt långsamma system i matchen och lära oss att prioritera bättre.
Magnus 6 bästa effektivitetstips
- Ta för vana att kvällen före skriva upp dina TRE viktigaste uppgifter (inte fler!) för morgondagen. Avsluta dagen med att se över om du lyckats avsluta uppgifterna. Gör även en veckoplan efter samma princip.
- Stäng av notifikationer, ha en digital strategi!
- Kom överens med kollegor om spelregler på kontoret. Hur länge kan man vänta med att svara på ett mejl eller i en chat och när är det inte ok att störa varandra på kontoret?
- Träna ditt fokus, koncentration går att öva upp. På nätet finns mycket tips, googla till exempel ”pomodorotekniken”.
- Särskilj vad som är viktig från det som är bråttom och prioritera utifrån det. Hjärnan triggas mer av bråttom än vad vi tror.
- Revidera din planering varje vecka.
Text: Johanna Paues
