Bli mer effektiv! 6 experttips som gör skillnad - Kontorsliv

Bli mer effektiv! 6 experttips som gör skillnad

Vintermörkret ligger över oss sedan länge och energin går på sparlåga – samtidigt ska effektiviteten vara i topp. En omöjlighet? Inte då! Vi har experttipsen.

Planen är enkel. Du ska snabbt och effektivt beta av dagens uppgifter för att kunna gå tidigare från jobbet. Lätt som ett plätt. Tills kollegan dyker upp med ett helt gäng frågor och ett mejl som kräver svar på en gång ramlar in precis när du ska börja beta av din to do. Dessutom plingar chatten med arbetsgruppen till flera gånger i minuten  – och just det, Gunilla på ekonomiavdelningen skulle ju avtackas med fika i dag… Och du blir lika sen från jobbet som vanligt.

 

Magnus Bornäs är effektivitetskonsult på iManagement
Magnus Bornäs är effektivitetskonsult på iManagement.

Känner du igen dig?
– En dag kantas av ständiga omprioriteringar och tyvärr spelar hjärnan oss ofta ett spratt här. Den får oss att välja att göra det som är mest kortsiktigt belönande, säger Magnus Bornäs som jobbar som effektivitetskonsult på iManagement, ett företag han själv var med och grundade efter att ha jobbat som mellanchef under många år.
– Jag var anställd på ett stort bolag och hade svårt att få dagarna att gå ihop – något jag löste med att jobba fler timmar. Jag hoppade över lunchen, började tidigare om morgnarna. Efter tio år med den arbetsmetodiken var jag 38 år och på väg in i väggen, då kände jag att jag måste hitta en annan strategi, berättar han.

Läs mer: Bullet journal hur du organiserar hela ditt liv i en vanlig anteckningsbok

En digital strategi

Lösningen blev att lära sig mer om hur hjärnan faktiskt fungerar. Något som var så intressant att han valde att ägna sin karriär åt att hjälpa även andra till att ”vända övertid till mer tid över”.
– Då, 2008, var det framför allt mejlkorgen som stressade mig. I dag finns betydligt fler digitala kommunikationsverktyg att hantera, så det har knappast blivit lättare att hålla sig fokuserad och effektiv. Det finns undersökningar som visar att en kontorstjänsteman i Sverige blir avbruten var femte minut i dag. Då blir man ju aldrig färdig med ens en tanke, säger han.

 

”Det finns undersökningar som visar att en kontorstjänsteman i Sverige blir avbruten var femte minut i dag. Då blir man ju aldrig färdig med ens en tanke”

 

Många av de tips iManagements konsulter ger till sina kunder handlar om ganska basala saker. Som att stänga av sina digitala notifikationer, ta bort nyhetsbrev som de ändå inte läser och våga lägga undan telefonen helt ibland.
– Vi säger inte att man ska bli otillgänglig och aldrig kolla sina statusuppdateringar, men du måste själv äga flödena. Ha en strategi för när du ska kolla sociala medier så att du inte gör det för ofta – det finns otroligt starka krafter i hjärnan som styr dig här, säger Magnus Bornäs.

Något som ofta förvånar iManagements kunder är hur mycket tid hjärnan faktiskt behöver för att komma tillbaka till fokus efter att ha blivit avbruten och hur dåliga vi är på att effektivt göra flera saker samtidigt.
– Vi brukar göra experiment kopplade till multitasking-övningar på våra workshops. Där blir det tydligt att de flesta överskattar sin förmåga rätt rejält. Även enklare multitasking tar extremt mycket kapacitet av oss och gör oss betydligt mindre effektiva, säger han.

Läs mer: Så får ni bättre möten

Gemensamma spelregler

En annan del av problemet är att det ofta råder en bråttomkultur som gör att vi tror att vi måste sluta med det vi gör på en gång för att till exempel svara på ett mejl.
– Men den som skickat mejlet kanske inte alls förväntar sig ett svar på en gång. Här är det viktigt att snacka ihop sig på jobbet om vilka spelregler som gäller –  inte minst med tanke på att vi i dag har möjlighet att jobba lite när som helst på dygnet, säger Magnus Bornäs och fortsätter:
– Lösningen för att bli mer effektiv ligger mycket i att lugna ner sig, få lite perspektiv och inte reagera på allt på en gång hela tiden. Göra det vi ska tills vi blir färdiga. Egentligen är det ju rätt galet: Vi lever i världens tryggaste land, ändå går vi sönder på riktigt av stress. Vi har inga björnar eller lejon som hotar oss på kontoret, ändå reagerar våra hjärnor som om vi hade det. Vi måste bjuda in vårt långsamma system i matchen och lära oss att prioritera bättre.

 

Magnus 6 bästa effektivitetstips

  1. Ta för vana att kvällen före skriva upp dina TRE viktigaste uppgifter (inte fler!) för morgondagen. Avsluta dagen med att se över om du lyckats avsluta uppgifterna. Gör även en veckoplan efter samma princip.
  2. Stäng av notifikationer, ha en digital strategi!
  3. Kom överens med kollegor om spelregler på kontoret. Hur länge kan man vänta med att svara på ett mejl eller i en chat och när är det inte ok att störa varandra på kontoret?
  4. Träna ditt fokus, koncentration går att öva upp. På nätet finns mycket tips, googla till exempel ”pomodorotekniken”.
  5. Särskilj vad som är viktig från det som är bråttom och prioritera utifrån det. Hjärnan triggas mer av bråttom än vad vi tror.
  6. Revidera din planering varje vecka.

 

Text: Johanna Paues

 

(Visited 1 723 times, 6 visits today)

RELATERAT INNEHÅLL

Guide: Hitta bästa kontorsstolen för dig

Bli mer effektiv! 6 experttips som gör skillnad

Digitalisering för dummies – vi reder ut begreppen

5 frågor att svara på innan ni beställer fruktkorg

Nystart! Gör 2019 till ditt bästa jobb-år någonsin

Här är Sveriges snyggaste kontor

gamnacke, skärmnacke, padnacke, ryggbesvär

Från gamnacke till svanhals – så gör du

Profilprodukter: Vinterns hetaste prylar att sätta loggan på

Vi listar – läsningen du kommer att känna igen dig i

11 sätt som får kollegorna att älska dig

Utbränd

Utbränd? Så hjälper du kollegan som stressar sig sjuk

Experten tipsar: Så får ni bättre möten

Slö i knoppen? Här är maten som gör dig smartast på jobbet

mobilt kontor

Jobba var och när du vill – prylarna för ditt mobila kontor

byta jobb

5 säkra tecken på att det är dags att byta jobb

Öppet kontorslandskap – så överlever du med 5 bästa knepen

Läkare: ”En timmes sittande förkortar livet med 22 minuter”

Nina Jansdotter

Jansdotter: 7 oskrivna regler för sociala medier på jobbet

lista inte glömma jobbet semestern

10 saker du INTE får glömma före semestern

hållbart kaffe arvid nordquist

5 skäl varför schyst kaffe i koppen spelar roll

bullet journal exempel på uppslag i anteckningsbok från Dorotea Pettersson

Bullet journal – hur du organiserar hela ditt liv i en vanlig anteckningsbok

välja skrivare guide office depot

7 frågor att ställa dig själv innan du väljer skrivare

GDPR säker dokumenthantering

GDPR – prylarna du behöver för säker dokumenthantering

trivsel via mini bibliotek med läsfåtölj

8 idéer som höjer trivselfaktorn på kontoret

kontorscykel

Kontorscykel nya sättet att röra sig på jobbet

konflikt på jobbet elaine eksvärd

Elaine Eksvärd: Så tar du konflikten med kollegan snyggt

7 största synderna att begå på mötet

Bursjöö

Fixa träningen på lunchen – PT:ns 6 tips

mindfulness

”Känn värmen från kopiatorn” – mindfulness för kontorsarbetare

matlåda

URK! 7 saker du inte bör äta vid skrivbordet

Expertens tips: Så slipper du julstressen på jobbet

Lyth

Proffsets vackra paketinslagning – enkelt att göra själv

Ditt skrivbord avslöjar vem du är – här är kontorsprylarna som passar DIG

God jul från oss på Kontorsliv!

mordgåtor

Hur du fixar en dödligt rolig kontorsfest med mordmiddag

Julklappsdags? Här är 12 perfekta klappar till medarbetarna

eksvärd

Ursäkta, vad sa du? Så hanterar du sexismen på jobbet

kontorslivet utan gränser film

9 filmer om det mest förbjudna på kontoret

konferens

Så blir konferensen en hit – expertens bästa knep

Isabella Löwengrips stylist tipsar: Från office till fest på tre minuter

Första hjälpen på kontoret – har ni vad som krävs?

Lata och bortskämda? Din guide till kontorets 90-talister

Vilken kontorstyp är du? Gör vårt test!

träna

Bli vältränad medan du jobbar – 7 smarta övningar

Ladda för superkarriär: ”En vinnarattityd går att träna upp”

Att kramas eller inte kramas – lär dig när det passar

Kontorets största no no’s – vi har listan

Så förlänger du sommarfeelingen – 7 härliga tips

12 appar varje kontorsråtta MÅSTE ha

Kärlek på kontoret? Så undviker du missarna

”STOPP! Inte ett ord till!” 5 samtal du INTE vill få under semestern

sommarkänsla jobbet kontoret

Från depp till pepp – så överlever du sommaren på kontoret

Pump it up! Den ultimata musiklistan på jobbet

Världens häftigaste kontor – vi har listan

WOW! Enkla knepen som förvandlar kontorets uteplats

”Fransmännen är experter på att klaga” – 7 röster om kontorslivet utomlands

Företagsfest? Gör inte de här misstagen!

Öh, ok? Går ni på föris, eller? SKAFFA ETT BORD!

Det handlar om liv eller död – därför ska du välja Fairtrade

Pärm

MEN JISSES MÄNNISKA, VILKET KAOS! Såhär ska ingen behöva ha det!

Supertips! Så håller du whiteboarden fräsch länge

Spaningen: Snart kontorsjobbar vi utomhus

”DIN MAMMA JOBBAR INTE HÄR!” Hur sätter du upp dina arga lappar?

Skräckfirandet på jobbet – tre födelsedagshatare berättar

Ett kontor utan kaffe? Argrrrhrhraaaa!! SKRÄCKEN!

melodifestivalen

6 saker Melodifestivalen kan lära en kontorsråtta

Experten: Så blir du av med musarmen

”Du tar och täljer de här också, va?” Kontorslivet utan… pennvässare

Låg energi? 7 sätt att få igång kollegorna!

Herregud, vad GÖR han? Aaaaaj!

Så gör du kontoret (ännu) mer klimatsmart

Te som gör nytta för just din kropp – vi guidar dig rätt

Kallt kaffe? Inte en chans med den här metoden!

Så ljussätter du för ett framgångsrikt arbetsliv

”Tugga på, kollegor! Allt ska upp på väggen!”

8 kontorsprylar att önska sig i julklapp

Julpynta stilrent på kontoret – expertens bästa knep

”Kopierar du den här bunten innan lunch?” Den mänskliga kopiatorn

Slipp gnället – här är julklapparna som gör alla nöjda

Har du också en sådan här kollega? Gaaa!

Den perfekta pennan – här är guiden

”Kan du vara lite mer stilla så jag kan jobba bättre?”

Vad vore vardagen utan namnskyltar? SÅHÄR!

Uppklätt eller slackerstil – hur klär sig din bransch?

Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet

Vad gör man inte för att slippa kollegans toalettlukt?

De 7 värsta kontorsmarodörerna – och hur du handskas med dem

Ingen hålslagare? Fram med BORREN!

Printa på rätt papper

Printa snyggt på rätt papper – stor guide

Fikatipsen som gör kroppen glad

Jobbångest efter sommaren – såhär hanterar du den

Kontorsprylarna som får kollegorna att tappa hakan

Sommarfest med jobbet och kollegorna

Sommarfest med kollegorna! Så blir den oförglömlig

Så här slipper du få ont i nacken

Ergonomens bästa tips för en värkfri arbetsdag

Trendigt nytt kontor

Kontorstrender – en spaning från vårens möbelmässor

Snyggaste kontorsbuketten

Snyggaste kontorsbuketten – så här gör du

Bli mästare i laminering

Så vinner du första pris i laminering

Aldrig mer sladdtrassel

Aldrig mera sladdtrassel – expertens supertips

Ta kontrollen över telefonen

Ineffektiv? Ta makten över jobbtelefonen

!0 frågor du inte vill ha som office manager

De 8 mest irriterande frågorna

Andas dig frisk

Aaaaahndas dig lugn och minska stressen

första hjälpen

5 steg till en säkrare arbetsplats

Tvätta händerna – och håll dig frisk