DELA INNEHÅLLET
Vi borde kanske redan vara där. I det papperslösa samhället. Men av någon anledning dignar fortfarande skrivbordet av utskrifter, brev och reklam. Känner du igen dig? Såhär får du ordning på kaoset.
E-fakturor, e-tjänster, e-mail … Med tanke på alla digitala möjligheter som finns i dag – hur kommer det sig att pappershögarna fortsätter att växa hos många av oss?
– Trots att vi har pratat om det papperslösa samhället länge tror jag att vi fortfarande bara är i början av det skifte som det faktiskt innebär. Det finns mycket kvar att göra, säger Håkan Söderberg, som arbetar som hållbarhetschef på Office Depot.
Mota Olle i grind
Till exempel, säger han, har många av oss faktiskt inte tagit tag i allt som går att göra för att minska pappersmängden omkring oss. Som att begära e-fakturor i stället för fakturor i pappersformat, alltid tänka efter en extra gång innan man skriver ut och att se till att kopieringsmaskinerna på kontoret är förinställda på dubbelsidig utskrift.
– Att mota Olle i grind är definitivt det första steget mot mindre papperskaos, säger Håkan Söderberg och lägger till:
– Överlag behöver vi lyfta fördelarna med att skippa papperet när det är praktiskt möjligt. Som att risken att tappa bort dokument minskar om vi har dem elektroniskt. En leverantörsfaktura i pappersform som vandrar runt på olika avdelningar kan lätt fastna på vägen någonstans och inte bli betald, säger han.
Läs mer: Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet
Många fördelar
Andra fördelar med elektronisk lagring är att dokumenten inte går förlorade vid en brand eller översvämning och att hanteringen av dem ofta går snabbare än när det är ett fysiskt papper som ska skickas hit och dit.
– Men till syvende och sist handlar omställningen från papper till digitalt förstås om hur benägen man är att ställa om. Många upplever det som en trygghet att ha sina dokument på papper och inte bara i datorn, säger Håkan Söderberg.
Läs mer: Aldrig mera sladdtrassel – expertens tips
Viktigt när det gäller
Okej, Olle i grind färdigmotad, e-fakturorna begärda. Nästa steg är att ta tag i de pappershögar som redan finns på bordet och hitta rutiner för de dokument som, digitaliseringen till trots, kommer att fortsätta komma. Detta för att i det långa loppet spara både tid och pengar – det kostar att ständigt behöva leta – men också för att snabbt kunna hitta specifika dokument ifall det skulle uppstå någon form av rättslig konflikt. Vissa handlingar måste dessutom, enligt lag, sparas under en vis tid.
– Ett bra, strukturerat arkiv är jätteviktigt, men glöm inte bort att rensa i det då och då. Allt måste inte sparas för evigt! Fastna inte i ”bra att ha kvar”-fällan, säger Håkan Söderberg.
Håkans 5 tips för en mer hållbar pappersförbrukning
- Fundera gemensamt på kontoret över vad ni har för papperspolicy. Vad lagrar ni, när skriver ni ut? Att prata om det är att medvetandegöra det.
- Har er kopieringsmaskin en follow me-funktion, alltså så att man behöver blippa med ett kort för att dokumentet ska skrivas ut? Använd den! Blippar du inte med ditt kort inom en viss tid makuleras utskriften.
- Begär e-faktura! Dubbelkolla även att ditt företag erbjuder e-fakturor till sina kunder.
- Skriv inte ut i onödan! Ställ alltid frågan ”Behöver jag verkligen ha det här i pappersform?” till dig själv.
- När du ändå måste skriva ut eller kopiera – se till att göra det dubbelsidigt.
Och så 5 prylar du behöver för att hålla ordning på dina fysiska dokument …
Pärmar
En klassisk träryggspärm är nästan ett måste när det handlar om pappersförvaring. Tycker du att det är sisådär snyggt att ha pärmarna synliga i hyllan? Då har du fel pärmar! Den här varianten med linnerygg ger ett lugnt och stilrent intryck, och de här i guld (eller silver) kommer bokstavligen att sätta guldkant på vardagen.
Hängmappssystem
För dig som tycker att det tar onödig tid att leta reda på hålslag och sätta in papper i pärmar finns såklart alternativ. Strukturera papperen på ett smidigt sätt med ett hängmappssystem. Ett plus i kanten för att lådan är tillverkad av återvunnet material som wellpapp och tidningar. Tips! Ha en hängmapp för varje månad, och lägg sedan in papper som du behöver ordna med i december i ”decembermappen”, deklarationspapper i ”majmappen” och så vidare.
Dokumentskåp
Vad gör du om katastrofen är framme, kontoret står i lågor och alla viktiga papper är på väg att gå upp i rök? Ligg steget före och skydda dina viktiga dokument med ett brandsäkert dokumentskåp. Skåpet kommer med elektroniskt kodlås och kan även fästas i golvet.
Dokumentförstörare
Bankpapper, känslig information om företaget … Många dokument innehåller information som inte bör slängas i en vanlig papperskorg. En dokumentförstörare är bra att ha – av både sekretess- och säkerhetsskäl.
Brevkorg med tillfällig märkning
En smart grej är att sortera papper i flera olika brevkorgar. Märk varje fack/korg med en post-it (klipp av remsan där klistret sitter) så blir det lätt att ändra etiketterna om du skulle vilja lägga till eller ta bort någon kategori. En praktisk brevkorg med plats att sätta etiketter på hittar du här.
Tips! När du väl skapat ditt system för hantering och arkivering av papper – avsätt fem minuter i slutet av varje arbetsdag för att se till att alla papper är på rätt plats. Börja med att dela upp högen i tre kategorier, ”ordna med”, ”arkiveras” och ”kastas” och lägg sedan varje papper på rätt ställe. Att ta dig den här tiden är att unna dig en fräsch start nästa dag.
Här hittar du ännu fler förvaringsmöjligheter!
Text: Matilda Lann och Johanna Paues
