Stor guide: Så blir du av med papperskaoset - Kontorsliv

Stor guide: Så blir du av med papperskaoset

Vi borde kanske redan vara där. I det papperslösa samhället. Men av någon anledning dignar fortfarande skrivbordet av utskrifter, brev och reklam. Känner du igen dig? Såhär får du ordning på kaoset.

E-fakturor, e-tjänster, e-mail … Med tanke på alla digitala möjligheter som finns i dag – hur kommer det sig att pappershögarna fortsätter att växa hos många av oss?
– Trots att vi har pratat om det papperslösa samhället länge tror jag att vi fortfarande bara är i början av det skifte som det faktiskt innebär. Det finns mycket kvar att göra, säger Håkan Söderberg, som arbetar som hållbarhetschef på Office Depot.

Mota Olle i grind

Till exempel, säger han, har många av oss faktiskt inte tagit tag i allt som går att göra för att minska pappersmängden omkring oss. Som att begära e-fakturor i stället för fakturor i pappersformat, alltid tänka efter en extra gång innan man skriver ut och att se till att kopieringsmaskinerna på kontoret är förinställda på dubbelsidig utskrift.
– Att mota Olle i grind är definitivt det första steget mot mindre papperskaos, säger Håkan Söderberg och lägger till:
– Överlag behöver vi lyfta fördelarna med att skippa papperet när det är praktiskt möjligt. Som att risken att tappa bort dokument minskar om vi har dem elektroniskt. En leverantörsfaktura i pappersform som vandrar runt på olika avdelningar kan lätt fastna på vägen någonstans och inte bli betald, säger han.

Läs mer: Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet

Många fördelar

Andra fördelar med elektronisk lagring är att dokumenten inte går förlorade vid en brand eller översvämning och att hanteringen av dem ofta går snabbare än när det är ett fysiskt papper som ska skickas hit och dit.
– Men till syvende och sist handlar omställningen från papper till digitalt förstås om hur benägen man är att ställa om. Många upplever det som en trygghet att ha sina dokument på papper och inte bara i datorn, säger Håkan Söderberg.

Läs mer: Aldrig mera sladdtrassel – expertens tips

Viktigt när det gäller

Okej, Olle i grind färdigmotad, e-fakturorna begärda. Nästa steg är att ta tag i de pappershögar som redan finns på bordet och hitta rutiner för de dokument som, digitaliseringen till trots, kommer att fortsätta komma. Detta för att i det långa loppet spara både tid och pengar – det kostar att ständigt behöva leta – men också för att snabbt kunna hitta specifika dokument ifall det skulle uppstå någon form av rättslig konflikt. Vissa handlingar måste dessutom, enligt lag, sparas under en vis tid.
– Ett bra, strukturerat arkiv är jätteviktigt, men glöm inte bort att rensa i det då och då. Allt måste inte sparas för evigt! Fastna inte i ”bra att ha kvar”-fällan, säger Håkan Söderberg.

Håkans 5 tips för en mer hållbar pappersförbrukning

  • Fundera gemensamt på kontoret över vad ni har för papperspolicy. Vad lagrar ni, när skriver ni ut? Att prata om det är att medvetandegöra det.
  • Har er kopieringsmaskin en follow me-funktion, alltså så att man behöver blippa med ett kort för att dokumentet ska skrivas ut? Använd den! Blippar du inte med ditt kort inom en viss tid makuleras utskriften.
  • Begär e-faktura! Dubbelkolla även att ditt företag erbjuder e-fakturor till sina kunder.
  • Skriv inte ut i onödan! Ställ alltid frågan ”Behöver jag verkligen ha det här i pappersform?” till dig själv.
  • När du ändå måste skriva ut eller kopiera – se till att göra det dubbelsidigt.

Och så 5 prylar du behöver för att hålla ordning på dina fysiska dokument …

Pärmar

En klassisk träryggspärm är nästan ett måste när det handlar om pappersförvaring. Tycker du att det är sisådär snyggt att ha pärmarna synliga i hyllan? Då har du fel pärmar! Den här varianten med linnerygg ger ett lugnt och stilrent intryck, och de här i guld (eller silver) kommer bokstavligen att sätta guldkant på vardagen.

Hängmappssystem

För dig som tycker att det tar onödig tid att leta reda på hålslag och sätta in papper i pärmar finns såklart alternativ. Strukturera papperen på ett smidigt sätt med ett hängmappssystem. Ett plus i kanten för att lådan är tillverkad av återvunnet material som wellpapp och tidningar. Tips! Ha en hängmapp för varje månad, och lägg sedan in papper som du behöver ordna med i december i ”decembermappen”, deklarationspapper i ”majmappen” och så vidare.

Dokumentskåp

Vad gör du om katastrofen är framme, kontoret står i lågor och alla viktiga papper är på väg att gå upp i rök? Ligg steget före och skydda dina viktiga dokument med ett brandsäkert dokumentskåp. Skåpet kommer med elektroniskt kodlås och kan även fästas i golvet.

Dokumentförstörare

Bankpapper, känslig information om företaget … Många dokument innehåller information som inte bör slängas i en vanlig papperskorg. En dokumentförstörare är bra att ha –  av både sekretess- och säkerhetsskäl.

Brevkorg med tillfällig märkning

En smart grej är att sortera papper i flera olika brevkorgar. Märk varje fack/korg  med en post-it (klipp av remsan där klistret sitter) så blir det lätt att ändra etiketterna om du skulle vilja lägga till eller ta bort någon kategori. En praktisk brevkorg med plats att sätta etiketter på hittar du här.

Tips! När du väl skapat ditt system för hantering och arkivering av papper – avsätt fem minuter i slutet av varje arbetsdag för att se till att alla papper är på rätt plats. Börja med att dela upp högen i tre kategorier, ”ordna med”, ”arkiveras” och ”kastas” och lägg sedan varje papper på rätt ställe. Att ta dig den här tiden är att unna dig en fräsch start nästa dag.

Här hittar du ännu fler förvaringsmöjligheter!

Text: Matilda Lann och Johanna Paues

(Visited 385 times, 1 visits today)

RELATERAT INNEHÅLL

Tvätta händerna – och håll dig frisk

första hjälpen

5 steg till en säkrare arbetsplats

Andas dig frisk

Aaaaahndas dig lugn och minska stressen

!0 frågor du inte vill ha som office manager

De 8 mest irriterande frågorna

Ta kontrollen över telefonen

Ineffektiv? Ta makten över jobbtelefonen

Aldrig mer sladdtrassel

Aldrig mera sladdtrassel – expertens supertips

Bli mästare i laminering

Så vinner du första pris i laminering

Snyggaste kontorsbuketten

Snyggaste kontorsbuketten – så här gör du

Trendigt nytt kontor

Kontorstrender – en spaning från vårens möbelmässor

Så här slipper du få ont i nacken

Ergonomens bästa tips för en värkfri arbetsdag

Så ordnar du bästa sommarpartyt med kollegorna – festfixarens supertips

Kontorsprylarna som får kollegorna att tappa hakan

Jobbångest efter sommaren – såhär hanterar du den

Fikatipsen som gör kroppen glad

Printa på rätt papper

Printa snyggt på rätt papper – stor guide

Ingen hålslagare? Fram med BORREN!

De 7 värsta kontorsmarodörerna – och hur du handskas med dem

Vad gör man inte för att slippa kollegans toalettlukt?

Så skapar du – och behåller – ordningen på skrivbordet

Uppklätt eller slackerstil – hur klär sig din bransch?

Vad vore vardagen utan namnskyltar? SÅHÄR!

”Kan du vara lite mer stilla så jag kan jobba bättre?”

Den perfekta pennan – här är guiden

Har du också en sådan här kollega? Gaaa!

Slipp gnället – här är julklapparna som gör alla nöjda

”Kopierar du den här bunten innan lunch?” Den mänskliga kopiatorn

Julpynta stilrent på kontoret – expertens bästa knep

8 kontorsprylar att önska sig i julklapp

”Tugga på, kollegor! Allt ska upp på väggen!”

Så ljussätter du för ett framgångsrikt arbetsliv

Kallt kaffe? Inte en chans med den här metoden!

Te som gör nytta för just din kropp – vi guidar dig rätt

Så gör du kontoret (ännu) mer klimatsmart

Herregud, vad GÖR han? Aaaaaj!

Låg energi? 7 sätt att få igång kollegorna!

”Du tar och täljer de här också, va?” Kontorslivet utan… pennvässare

Experten: Så blir du av med musarmen

melodifestivalen

6 saker Melodifestivalen kan lära en kontorsråtta

Ett kontor utan kaffe? Argrrrhrhraaaa!! SKRÄCKEN!

Skräckfirandet på jobbet – tre födelsedagshatare berättar

”DIN MAMMA JOBBAR INTE HÄR!” Hur sätter du upp dina arga lappar?

Spaningen: Snart kontorsjobbar vi utomhus

Supertips! Så håller du whiteboarden fräsch länge

Pärm

MEN JISSES MÄNNISKA, VILKET KAOS! Såhär ska ingen behöva ha det!

Det handlar om liv eller död – därför ska du välja Fairtrade

Öh, ok? Går ni på föris, eller? SKAFFA ETT BORD!

Företagsfest? Gör inte de här misstagen!

”Fransmännen är experter på att klaga” – 7 röster om kontorslivet utomlands

Världens häftigaste kontor – vi har listan

Pump it up! Den ultimata musiklistan på jobbet

sommarkänsla jobbet kontoret

Från depp till pepp – så överlever du sommaren på kontoret

”STOPP! Inte ett ord till!” 5 samtal du INTE vill få under semestern

Kärlek på kontoret? Så undviker du missarna

12 appar varje kontorsråtta MÅSTE ha

Så förlänger du sommarfeelingen – 7 härliga tips

Kontorets största no no’s – vi har listan

Att kramas eller inte kramas – lär dig när det passar

träna

Bli vältränad medan du jobbar – 7 smarta övningar

Vilken kontorstyp är du? Gör vårt test!

Lata och bortskämda? Din guide till kontorets 90-talister

Första hjälpen på kontoret – har ni vad som krävs?

Isabella Löwengrips stylist tipsar: Från office till fest på tre minuter

konferens

Så blir konferensen en hit – expertens bästa knep

kontorslivet utan gränser film

9 filmer om det mest förbjudna på kontoret

eksvärd

Ursäkta, vad sa du? Så hanterar du sexismen på jobbet

Julklappsdags? Här är 12 perfekta klappar till medarbetarna

mordgåtor

Hur du fixar en dödligt rolig kontorsfest med mordmiddag

God jul från oss på Kontorsliv!

Ditt skrivbord avslöjar vem du är – här är kontorsprylarna som passar DIG

Lyth

Proffsets vackra paketinslagning – enkelt att göra själv

Expertens tips: Så slipper du julstressen på jobbet

matlåda

URK! 7 saker du inte bör äta vid skrivbordet

mindfulness

”Känn värmen från kopiatorn” – mindfulness för kontorsarbetare

Bursjöö

Nå dina träningsmål på lunchen – PT:ns bästa tips

7 största synderna att begå på mötet

kontorscykel

Kontorscykel nya sättet att röra sig på jobbet

trivsel via mini bibliotek med läsfåtölj

8 idéer som höjer trivselfaktorn på kontoret

GDPR säker dokumenthantering

GDPR – prylarna du behöver för säker dokumenthantering

välja skrivare guide office depot

7 frågor att ställa dig själv innan du väljer skrivare

hållbart kaffe arvid nordquist

5 skäl varför schyst kaffe i koppen spelar roll

lista inte glömma jobbet semestern

10 saker du INTE får glömma före semestern

Nina Jansdotter

Jansdotter: 7 oskrivna regler för sociala medier på jobbet

Läkare: ”En timmes sittande förkortar livet med 22 minuter”

Öppet kontorslandskap – så överlever du med 5 bästa knepen

byta jobb

5 säkra tecken på att det är dags att byta jobb

mobilt kontor

Jobba var och när du vill – prylarna för ditt mobila kontor

Slö i knoppen? Här är maten som gör dig smartast på jobbet

Experten tipsar: Så får ni bättre möten

Utbränd

Utbränd? Så hjälper du kollegan som stressar sig sjuk

11 sätt som får kollegorna att älska dig

Vi listar – läsningen du kommer att känna igen dig i

Profilprodukter: Vårens hetaste prylar att sätta loggan på

gamnacke, skärmnacke, padnacke, ryggbesvär

Från gamnacke till svanhals – så gör du

Här är Sveriges snyggaste kontor

Nystart! Gör 2019 till ditt bästa jobb-år någonsin

5 frågor att svara på innan ni beställer fruktkorg

Digitalisering för dummies – vi reder ut begreppen

Bli mer effektiv! 6 experttips som gör skillnad

Guide: Hitta bästa kontorsstolen för dig

Luncha dig till framgång – så kommer du i gång

Sätt fart på karriären – mentala tränarens supertips

7 steg till ett rent klimatsamvete på jobbet

11 prylar som sätter guldkant på jobbresan

konflikt på jobbet elaine eksvärd

Elaine Eksvärd: Ta tag i konflikten med kollegan – men gör det snyggt

Stor guide: Så blir du av med papperskaoset

bullet journal exempel på uppslag i anteckningsbok från Dorotea Pettersson

Bullet journal – planeringsmetoden som gör dig organiserad, effektiv och lugn

Från trista hörnan till prunkande oas – så lätt fixar du kontorets uteplats